Stół, na którym jeszcze trzy lata temu pan Andrzej rozkładał swoje papiery z hurtowni budowlanej pod Siedlcami, dziś wygląda inaczej. Nie ma na nim teczek, segregatorów ani trzech długopisów w kubku po kawie. Jest jeden laptop i dwa kubki – jeden ojca, drugi syna. A w biurze ten sam regał, który pamięta początki firmy z 1996 roku. Pan Andrzej formalnie wciąż jest właścicielem, ale na co dzień firmę prowadzi już Tomasz. Takie zmiany przechodzą dziś tysiące rodzinnych firm na Podlasiu. Pierwsze pokolenie polskich przedsiębiorców, które stawiało biznesy w latach 90., zaczyna oddawać stery.

Pierwsza fala sukcesji

W Polsce działa, według badań Instytutu Biznesu Rodzinnego, ponad osiemset tysięcy firm rodzinnych. Do 2030 roku, jak szacuje branża, od 60 do 80 tysięcy z nich będzie musiało zmierzyć się z procesem sukcesji.

Polskie firmy rodzinne w większości zaczęły rozwijać się po 1989 roku. Po 36 latach wolnej gospodarki wiele z nich wchodzi dziś w moment naturalnej zmiany pokoleniowej. Założyciele tych biznesów są już na etapie, w którym muszą pomyśleć o sukcesji i o tym, jak zapewnić ciągłość działania firmy, zarówno z perspektywy bezpieczeństwa rodziny, jak i stabilności samego przedsiębiorstwa.

Na Podlasiu i sąsiednich regionach – siedleckim, łukowskim, bialskim, węgrowskim, garwolińskim, sokołowskim – ta zmiana jest widoczna wyraźnie. Lokalne firmy często działają w drugim, czasem trzecim pokoleniu: sklepy spożywcze przekształcone w małe sieci, zakłady mięsne, transportowe, mała produkcja, usługi budowlane, hurtownie materiałów. Większość z nich nie ma struktury holdingowej ani działu prawnego, który by przeprowadził sukcesję „od linijki". Ma ojca, matkę, czasem stryja, syna lub córkę i dużo pracy przy wdrażaniu nowych członków rodziny do pracy firmy.

Nikt nie uczy przedsiębiorców jak przekazać firmę dalej

To, co rozróżnia sukcesję dzisiejszą od sukcesji sprzed dekady, leży na styku dwóch warstw firmy. Pierwsza warstwa jest stara jak handel: relacje, klienci, dostawcy, sposób prowadzenia negocjacji, drobne zwyczaje. Tę warstwę przekazuje się tak jak zawsze – latami, przy obiedzie, na targach, w samochodzie wracającym z dostawy. Druga warstwa to zasługa cyfryzacji: loginy, hasła, dostęp do banku, certyfikaty, panel administracyjny strony, system magazynowy, program do księgowości, e-Urząd Skarbowy, profil w ZUS PUE, a od kwietnia 2026 r. także uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur.

Tego dziesięć lat temu po prostu nie było. Dziś bywa najtrudniejszą częścią sukcesji – nie dlatego, że jest skomplikowana, ale dlatego, że nigdy wcześniej nie była potrzebna i nikt jej nie uczy na szkoleniach biznesowych. Założyciel rodzinnej firmy z lat 90. nie miał osobnego folderu „dostępy". Trzymał loginy w głowie, hasła w notesie, certyfikaty w mailu, a kiedy coś przestawało działać – dzwonił do informatyka. Najlepszy sposób na sprawne przekazanie firmy swojemu następcy to jednak współcześnie droga cyfrowa.

Jak wspomina Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości z Systim – programu do zarządzania księgowością:

“ Coraz więcej rodzinnych firm na Podlasiu wybiera ścieżkę, którą można nazwać cyfryzacją sukcesyjną. Oznacza to uporządkowanie procesów firmowych w jednym narzędziu, jeszcze zanim sukcesja stanie się faktem prawnym. Najlepsze wdrożenie dla następcy posiada okres przejściowy, kiedy to razem z poprzednikiem mogą równolegle nadzorować działanie przedsiębiorstwa. Ten okres przebiega znacznie sprawniej kiedy faktury, kadry, płatności i magazyn, znajdują się w jednym miejscu, jednym narzędziu ”

Sukcesja to półtora roku przygotowań, nie pół godziny u notariusza

“ Najwięcej kłopotów widzimy tam, gdzie sukcesja została potraktowana jako jednorazowe wydarzenie – wizyta u notariusza, podpisanie umowy, koniec sprawy. Praktyka jest inna. To jest proces, który trwa od półtora do trzech lat, jeśli ma się udać. W cyfrowej części tego procesu największą pomocą jest to, że oboje – nestor i sukcesor – widzą te same dane na tym samym ekranie. To radykalnie zmniejsza ryzyko, że jeden z nich w pewnym momencie odetnie się od firmy, którą faktycznie współprowadził ” –  mówi Beata Tęgowska.

W tym sensie KSeF, który od 1 kwietnia 2026 r. stał się obowiązkowy dla większości polskich firm, dla rodzinnych biznesów w trakcie sukcesji okazał się paradoksalnie pomocą. Wymusił bowiem to, co rodziny przedsiębiorcze i tak musiałyby zrobić: formalne nadanie uprawnień następcy, uporządkowanie certyfikatów, jasne ustalenie, kto pracuje w imieniu firmy. Następca, który wcześniej nie miał formalnie nadanych uprawnień w żadnym państwowym systemie, dziś bez nich nie obsłuży nawet pojedynczej faktury kosztowej.

Dla wielu rodzin to było pierwsze konkretne zaproszenie do sukcesji, może mniej uroczyste niż wizyta u notariusza, ale rozpoczynające ważny proces dla życia formy i rodziny. Wybór dobrego programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF i z modułem księgowym pozwala dziś dwóm pokoleniom pracować na jednym widoku, z jasno rozdzielonymi rolami, ale tym samym obrazem firmy.

Co zostaje

Jest też część sukcesji, której nie da się przenieść do żadnego systemu i nie tego się od systemu oczekuje. Klienci, którzy przychodzą do hurtowni „bo zawsze przychodzili", pamięć o pierwszej dostawie z 1997 roku, sposób, w jaki ojciec kiwa głową, gdy nie zgadza się z ceną, którą wynegocjował syn. To elementy, które tworzą serce firmy, których nie obejmie żadna cyfryzacja.

Cyfrowy porządek zastępuje to, co w sukcesji najbardziej męczące – ciągłe pytania „a gdzie ojciec trzymał…?", a zamiast tego zostawia rodzinie miejsce rozmowę o tym, co naprawdę liczy się dla ich wspólnej przyszłości i rozwoju.

Pan Andrzej spod Siedlec dziś coraz rzadziej zagląda do laptopa niż jeszcze rok temu, jego syn otrzymał od niego narzędzia, które pozwalają mu zarządzać firmą na tyle sprawnie, że nie wymaga nadzoru. Pan Andrzej częściej za to wchodzi do magazynu i opowiada Tomaszowi, dlaczego dwadzieścia lat temu kupił właśnie ten regał, a nie tamten. Twierdzi, że to też jest dokumentacja firmowa. Tylko że żaden system jej nie zarchiwizuje.